Quản lý email có thể là một việc vặt, nhưng nó biết cách làm bạn mất nhiều thời gian. Nó có thể ăn cắp thời gian từ nhiệm vụ quan trọng hơn và thậm chí làm bạn trở nên “lơ ngơ”. Một nghiên cứu Đại học London phát hiện ra rằng những người thường xuyên kiểm tra e-mail của họ có thể nhìn thấy một sự sụt giảm chỉ số IQ đi 10 điểm, tệ hơn việc hút thuốc lá. Không chỉ vậy, một số doanh nghiệp ước tính có thể mất 650 triệu đô la mỗi năm từ thời gian vào các hộp thư không cần thiết. Vì vậy, bạn có thể làm gì để ngăn chặn việc làm mất thời gian, tiền bạc và không gian của não? Dưới đây là 11 chiến lược sử dụng email hiệu quả để giành lại quyền kiểm soát!

11-chien-luoc-su-dung-email-hieu-qua

Bạn mất bao nhiêu giờ/ngày để kiểm tra và trả lời email?

  1. Ngắn gọn

Viết mẫu phản hồi ngắn gọn để dễ dàng cập nhật và sắp xếp công việc hơn. Ví dụ, Google Labs cung cấp một tùy chọn gọi là phản ứng của hộp thư để hỏi rằng ai sẽ hỏi tôi câu hỏi này một lần nữa khi bạn viết bất kì email nào.

  1. Viết tốt dòng tiêu đề

Hãy thêm một động tự vào dòng tiêu đề của bạn (xác nhận, thảo luận, xem xét lại,…) để giúp người nhận hiểu được những gì họ cần làm một cách nhanh chóng. Chiến thuật này sẽ giúp thúc đầy hành động tạo ra mục tiêu rõ ràng khi bạn viết email. Nhưng hãy chắc chắn rằng đó là những từ, chữ thân thiện. Hãy tự hỏi mình: liệu dòng tiêu đề này có là những từ khóa mà bạn sẽ dễ dàng tìm thấy trong tương lai?

VTM: Xin nói thêm, chúng tôi thực sự rất đau đầu khi phải tìm lại các email trước đó với tiêu đề không dễ tìm kiếm, từ viết tắt hay chỉ đặt đại khái theo 1 cảm hứng nhất định. Để quản lí email tốt hơn, đặc biệt là để tìm kiếm được trong tương lai, từ phía bạn, hãy tự đặt ra những tiêu chuẩn riêng, ví dụ: có [từ khóa] + Tiêu đề hoặc thêm ngày tháng vào email.

Với VTM, chúng tôi hiện sử dụng 2 nền tảng: email để trao đổi với đối tác và Trello để trao đổi nội bộ, tránh làm rối hộp mail và mất thời gian tìm kiếm.

  1. Giữ sự đơn giản

Năng suất của chuyên gia Jason Womack cho thấy bạn nên giữ các email đến cùng một chủ đề. Ông nói rằng những người trả lời chỉ khi họ có câu trả lời cho tất cả những câu hỏi mà họ đã được yêu cầu do đó, một email đơn giản có thể đảm bảo một phản ứng nhanh hơn.

  1. Phép thuật 5 câu trong email

Một email hiệu quả sẽ trả lời những câu hỏi: Bạn là ai? Bạn muốn gì? Tại sao bạn yêu cầu? Tại sao tôi nên giúp đỡ? Cái gì tiếp theo? Nếu bạn có thể, cố gắng nhớ 5 câu hỏi này hoặc thậm chí ba hoặc bốn câu hỏi để hạn chế bản thân phân tâm khi viết mail. Đồng thời, cũng là cách để bạn giữ được trọng tâm khi làm việc.

  1. Chỉ định thời gian

Tắt cảnh báo của bạn để  xem có bao nhiêu người  thực hiện được khi bạn không phải liên tục rà soát hộp thư đến của bạn. Và thiết lập một bộ đếm thời gian. Các chuyên gia khuyên bạn kiểm tra email chỉ 2-4 lần một ngày, đọc email chỉ 45 phút/lần.

11-chien-luoc-su-dung-email-hieu-qua

Đừng để chế độ chuông báo khi có email, chúng sẽ làm bạn phân tâm!

  1. BCC bản thân

Bạn cần theo dõi gì tiếp theo? Hãy xem xét BCC-ing mình vào những email và sau đó di chuyển chúng vào một thư mục có tên “Follow up.” Chỉ kiểm tra thư mục này và để ở trên đầu của công việc bạn cần phải hoàn thành, bạn không bị phân tâm.

  1. Văn bản, chat hoặc gọi thay thế

Khi một cuộc thảo luận kéo dài, cần đến hơn 2 email, hãy nhấc điện thoại lên hoặc nhấn ngay vào khung chat để trao đổi nhanh chóng và hiệu quả hơn. Nếu bạn đang ra khỏi văn phòng, có thể chuyển tiếp tin nhắn vào mục khẩn cấp để kịp thời xử lí.

  1. Rèn luyện đồng nghiệp của bạn

Nếu một cuộc trò chuyện được giải quyết, ghi “không cần trả lời” để ngăn chặn nhiều email trong hộp thư của bạn. Nhấn mạnh rằng nhân viên không nên cảm thấy sự cần thiết phải trả lời thư khi họ không có câu trả lời tốt nhất.

  1. Không trả lời

Chỉ trả lời khi cần thiết và không cần phải trả lời với những email không khẩn cấp. Không trả lời khi không có câu trả lời rõ ràng, chính xác. Nên dành thời gian để hiểu rõ vấn đề sau đó bắt đầu trò chuyện hoặc trả lời đúng yêu cầu.

  1. Tự động hóa mọi thứ

Hủy đăng ký các bản tin không mong muốn, tự động di chuyển các mục không quan trọng vào một thư mục không lưu trữ. Sử dụng các công cụ như Google Calendar để sắp xếp các cuộc họp, loại bỏ sự cần thiết cho chuỗi email quảng cáo, miễn phí…

  1. Hãy cảnh giác

Chỉ nên giữ lại hai loại email trong hộp thư là những thư chưa đọc và những người bạn cần ngay lập tức. Khi đó, bạn dễ dàng tập trung vào những gì bạn cần phải thực hiện.

11-chien-luoc-su-dung-email-hieu-qua

11 chiến lược sử dụng email hiệu quả hơn sẽ giúp bạn có thêm nhiều thời gian xử lí công việc hơn!

Bạn hãy thử áp dụng 11 điều trên vào email của bạn, VTM vừa off tiếng chuông báo email thành công và đã cảm thấy đỡ mệt mỏi, mất thời gian hơn khi phải check mail liên tục!

(Việt hóa từ Entrepreneur)