Email là một trong những công cụ truyền thông được sử dụng nhiều nhất trong kinh doanh. Nó cho phép chúng ta kết nối với nhau bất cứ khi nào chúng ta muốn và cung cấp cho chúng ta khả năng để làm việc cùng nhau, chia sẻ các tập tin hoặc các ghi chú từ bất cứ nơi nào chúng ta đang có. Đồng thời nó là phương tiện phổ biến, rất nhanh chóng và dễ dàng sử dụng. Vì vậy, tất cả mọi người thích gửi một email trong khi làm kinh doanh. Kết quả là, chúng ta phải đối phó với rất nhiều email trong ngày.

Nếu chúng ta không quản lý email của chúng ta đúng, chúng ta có thể cảm thấy choáng ngợp. Vì thế, năng suất của chúng ta có thể giảm. Ngoài ra, trong một hộp thư lộn xộn, chúng ta có thể bỏ lỡ thông điệp quan trọng. Do đó, chúng ta cần phải có tổ chức hơn và giữ tin nhắn chưa đọc đến mức tối thiểu. Sử dụng những gợi ý dưới đây để quản lý email hiệu quả hơn và tăng năng suất của bạn.

Thiết lập một thời gian cụ thể để trả lời email của bạn

Thiết lập riêng một thời gian cụ thể để trả lời các email của bạn làm cho công việc của bạn đạt năng suất cao hơn trong ngày. Ví dụ: mỗi buổi sáng khi bạn đến làm việc, bạn có thể cho mình một nửa giờ để đọc và trả lời email của bạn. Bạn có thể lặp lại thói quen này sau khi ăn trưa hay buổi chiều để trả lời các email mà bạn nhận được trong ngày.

Xóa email không cần thiết

resized_coffee-cup-mug-desk
Không tự dưng mà hộp mail có nút “xóa” – hãy làm cho hộp mail của bạn gọn gàng và dễ quản lý hơn bằng cách xóa đi những email không cần thiết

Khi bạn mở hộp thư đến của bạn, đi qua các tin nhắn chưa đọc một cách nhanh chóng và xóa thư rác hoặc thư quảng cáo. Bạn thậm chí không cần phải mở chúng. Bạn có thể xác định từ dòng tiêu đề xem email đó có đòi hỏi hành động, email này có quan trọng không. Một lựa chọn khác là để bỏ đăng ký từ các thư quảng cáo, từ đó bạn không bao giờ nhận được chúng một lần nữa. Bạn có thể làm việc này vào thời gian rảnh rỗi bởi vì việc tìm kiếm các nút hủy bỏ đăng ký trong email quảng cáo đôi khi có thể được khôn lanh.

Tổ chức hộp thư của bạn với nhiều thư mục

Tạo một thư mục cho mỗi dự án làm việc trên email của bạn theo nhiệm vụ hoặc thời hạn cụ thể sẽ giúp bạn theo dõi các email nhanh hơn. Sau đó bạn có thể ưu tiên và sắp xếp những email này trong thư mục khác nhau. Bạn cũng có thể thiết lập bộ lọc cụ thể để trực tiếp gửi email vào thư mục bên phải ngay sau khi có thư đến.

Cố gắng gửi ít Email

resized_typing-vintage-technology-keyboard

Gửi ít – nhận ít email, thay vào đó là tập trung xử lí vấn đề và dùng các phần mềm quản lý công việc khác, bạn sẽ giảm được rất nhiều thời gian tìm kiếm, soạn mail, check và trả lời mail

Nhận ít Email và gửi ít Email – đó là nguyên tắc đơn giản. Bạn không cần phải gửi email đến tất cả những người làm việc với bạn, nếu bạn chỉ muốn câu trả lời từ một người cụ thể. Nếu nó là cần thiết, “cc” những người khác và không đưa địa chỉ email của họ để phần ‘To’. Hãy thử chỉ đưa một địa chỉ email cho ‘To’ hoặc bắt đầu email của bạn với tên của người mà bạn muốn nhận được phản ứng lại.

(Nguồn: Entreprenuer)