Vân Tay Media

Có phải bạn vẫn đang làm việc ngày đêm?

Làm việc không ngừng nghỉ là một lựa chọn tồi

Ở thời đại mà mọi thứ đều yêu cầu tốc độ, việc dừng lại giữa dòng công việc không ngừng nghỉ để đánh giá lại hiệu suất của quy trình làm việc, để cải thiện những trúc trắc trong công việc thường ngày được xem là phí thời gian. Chúng ta ngại dừng vài phút để chiêm nghiệm, vì tiếc rẻ vài phút ấy có thể giúp chúng ta hoàn thành project sớm hơn, vì cảm thấy tội lỗi khi nhìn vào đống deadlines chất núi, mà mình thì lại đang ung dung ngồi suy ngẫm.

Đúng vậy, việc suy ngẫm không giúp bạn viết được thêm chữ nào trong bài content còn đang dang dở, không giúp bạn design được một bức ảnh nhanh hơn, hay giải quyết gọn gẽ feedback dồn dập từ khách hàng, nhưng nó là yếu tố nhất định phải có nếu bạn muốn cải thiện quy trình làm việc và tăng hiệu suất của bản thân cũng như chất lượng cuộc sống.

Chúng ta nghĩ mình đang tiến lên khi làm việc không ngừng nghỉ, nhưng thực chất chúng ta chỉ đang giậm chân tại chỗ.

Vân Tay Media

Don’t work hard. Work smart

Tại Vân Tay Media, chúng tôi không làm việc theo một khuôn khổ. Sáng tạo và đổi mới đã nằm trong máu của chúng tôi. Thay vì bị động đối phó với những trở ngại xảy ra trong quá trình làm việc, chúng tôi luôn chiêm nghiệm và chủ động tìm cách để loại bỏ trở ngại, cải tiến quy trình.

Chúng tôi chọn làm việc thông minh, thay vì làm việc chăm chỉ một cách mù quáng. Đó là lý do CRM ra đời, để tự động hóa hoàn toàn các công việc hành chính nhàm chán, và chừa thời gian, trí óc cho những công việc sáng tạo cần nhiều chất xám.

CRM là gì?

CRM là viết tắt của Customer Relationship Management. Đây là phần mềm do Vân Tay Media phát triển, giúp doanh nghiệp quản lý có thể quản lý song song khách hàng và nhân viên. Cụ thể, hệ thống này giúp chúng tôi:

  • Quản lý chung tiến độ thực hiện dự án, thời gian làm việc và hiệu suất của nhân viên, kể cả outsource

 

  • Giúp người quản lý có thể nhìn thấy ngay tức khắc sự chuyển động trong công việc của tất cả nhân viên thông qua việc phân hệ thống, cấp bậc.

 

  • Nhận feedback của khách hàng thông qua submit ticket. Cũng thông qua CRM, khách hàng có thể nhìn thấy quá trình xử lý các feedback, minh bạch và update liên tục của Vân Tay Media.

 

  • Biết được thứ tự ưu tiên công việc qua phân loại cấp bậc deadline (bình thường, gấp, ưu tiên nhất, …).

 

  • Nhắc nhở các task, các đơn hàng, các leads, chăm sóc khách hàng.

 

Đây là đứa con tinh thần được ra đời từ tư duy quản trị của chúng tôi: Quản lý tập trung là cách tiết kiệm nhất về thời gian định hướng, điều hành và quản lý cho tất cả các doanh nghiệp.

Vân Tay Media

Mọi thứ giờ cần quản lý giờ đây đã được gom vào một hệ thống tinh gọn, dễ dàng theo sát ở bất cứ đâu

Ưu điểm vượt trội của CRM so với Trello

Trước đây, Vân Tay Media quản lý công việc qua Trello, tương tự như các công ty khác. Tuy nhiên, khi quy mô công ty ngày một mở rộng, Trello đã không còn đủ khả năng đáp ứng yêu cầu ngày một cao hơn của chúng tôi. CRM đa năng, toàn diện và giúp chúng tôi tiết kiệm được nhiều thời gian chết hơn so với Trello.

Ưu điểm thứ nhất, cũng là ưu điểm vượt trội nhất, đó là CRM có thể tính được nhân viên tốn bao nhiêu thời gian để làm một task cụ thể. Việc tính giờ này không ảnh hưởng gì đến thưởng phạt hay lương bổng. Đơn giản đây là cách để chúng tôi nhanh chóng nhận ra vấn đề trong quy trình làm việc, tối ưu tương quan giữa thời gian dành cho công việc và lợi nhuận mà việc đó đem lại.

Quan trọng hơn hết, chức năng tính giờ của CRM cho phép chúng tôi tối ưu khối lượng công việc cho từng nhân viên, cũng như xem được mức độ phát triển của các nhân viên thông qua thời gian họ dành cho một task. Đây là điều mà Trello không thể nào làm được.

Vân Tay Media

Chức năng tính giờ giúp chúng tôi tối ưu được công việc của từng thành viên và cả đội ngũ

Ưu điểm thứ hai đó chính là việc quản lý tổng quan các projects và các tasks nhỏ trong từng project. Nếu như ở trello, chúng ta phải tạo từng board cho từng project, dẫn đến số lượng board ngày càng nhiều và mất kiểm soát . Thì CRM cho phép chúng tôi tạo các project phân chia theo khách hàng, trong từng project lại có các tasks nhỏ hơn, điều này cho chúng tôi cái nhìn tổng quan và kiểm soát tiến trình làm việc logic hơn.

Ngoài ra, CRM còn giúp chúng tôi đơn giản và tự động hóa quy trình quản lý khách hàng, trao đổi tiến trình công việc với khách hàng. Điểm này thì có lẽ Trello phải chào thua ngay từ đầu. Hơn hết, CRM còn có chức năng tự động xuất report hằng tháng, giúp chúng tôi tiết kiệm được khá nhiều thời gian cho công việc nhàm chán nhưng không thúc đẩy năng suất này.

Vân Tay chỉ việc sáng tạo, các công việc theo quy trình đã có CRM lo

Từ ngày chuyển qua CRM, tuy còn nhiều bỡ ngỡ nhưng hiệu quả mà phần mềm quản lý này mang lại đã giúp đội ngũ Vân Tay Media thực hiện công việc trơn tru hơn và năng suất cao hơn rất nhiều.

Hiệu quả rõ rệt nhất mà CRM mang lại cho chúng tôi có lẽ là ý thức được thời gian làm việc và tối ưu chúng hơn. Đối với các bạn trong team, đôi khi các bạn sẽ giật mình vì thấy được thời gian mình ước lượng để làm một task thực chất lại nhiều hơn, và từ đó tìm cách quản lý chặt chẽ thời gian hơn để nâng cao hiệu suất. Khi có một chiếc đồng hồ nhắc giờ, chúng ta như có một giám thị không công, luôn sẵn sàng cốc đầu mỗi khi chúng ta có ý định rong chơi.

Còn đối với leaders, việc nhìn thấy vừa tổng quan, vừa chi tiết tiến trình của một dự án đã và đang giúp ích rất nhiều trong việc thúc đẩy các bạn trong team, và xử lý ngay khi các bất cập xuất hiện.

 

Vân Tay Media

Cả team Vân Tay Media đang rất hào hứng với những tiến triển mới trong quá trình làm việc

Vân Tay Media không ngại thay đổi, vì chúng tôi biết, kẻ thù lớn nhất của vĩ đại là dậm chân tại chỗ.

Để tiến xa, chúng ta cần một tầm nhìn rộng, thay vì cứ mãi quẩn quanh với những công việc dồn dập nhưng tủn mủn, lặt vặt thường ngày.

Để tiến xa, chúng ta cần liên tục cải tiến quy trình làm việc, cho đến khi cảm thấy hài lòng nhất. Nhưng tiếc thay, mỗi ngày, chúng tôi lại có những mục tiêu cao hơn, nên “tốt nhất hôm nay” chưa bao giờ nằm trong từ điển của Vân Tay Media. Chúng tôi chỉ biết cố gắng để “tốt hơn hôm qua.”